ใบเสร็จกับใบกำกับภาษีต่างกันอย่างไร?

1. ดูว่าเอกสารใช้ยืนยันอะไร

ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานการรับชำระเงิน ส่วนใบกำกับภาษีแสดงข้อมูลรายการทางภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT การออกใบกำกับภาษีผูกกับจุดที่เกิดความรับผิด VAT ไม่ได้รอรับเงินเสมอไป มาตรา 86

เอกสารชื่อ “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” อาจทำหน้าที่ทั้งสองอย่างได้ถ้าออกถูกต้อง ขณะที่ใบแจ้งหนี้หรือสลิปโอนเงินไม่กลายเป็นใบกำกับภาษีเพียงเพราะมีมูลค่ารายการ

2. ตรวจข้อมูลก่อนส่งฝ่ายบัญชี

สำหรับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เริ่มตรวจชื่อเอกสาร ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ เลขที่ วันที่ รายการสินค้าหรือบริการ มูลค่า และ VAT ที่แยกแสดง พร้อมข้อความเพิ่มเติมตามประกาศที่ใช้กับรายการนั้น มาตรา 86/4 · ประกาศฉบับที่ 39

• เทียบชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อกับข้อมูลกิจการ
• ตรวจเลขผู้เสียภาษีและข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่ต้องระบุตามกรณี
• จับคู่เอกสารกับสินค้า บริการ และหลักฐานชำระเงิน
• ถ้าข้อมูลผิด ให้ผู้ออกแก้ตามขั้นตอน ไม่แก้เอกสารเอง

นี่เป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจ ไม่ใช่รายละเอียดกฎหมายทุกข้อสำหรับเอกสารทุกรูปแบบ

3. มีใบกำกับภาษีแล้ว ยังต้องตรวจสิทธิ

ภาษีซื้อ คือ VAT ที่กิจการถูกเรียกเก็บจากการซื้อสินค้าหรือรับบริการเพื่อใช้ในกิจการ ผู้ประกอบการจดทะเบียนนำภาษีซื้อที่มีสิทธิมาหักจากภาษีขายได้ตามหลักเกณฑ์ มาตรา 82/3 และ 82/4

แต่มีภาษีซื้อต้องห้าม เช่น เอกสารผิดสาระสำคัญ รายการไม่เกี่ยวกับกิจการ รายจ่ายรับรองตามเกณฑ์ หรือเอกสารออกโดยผู้ไม่มีสิทธิ จึงต้องตรวจทั้งเอกสารและเหตุของการซื้อ มาตรา 82/5

4. แยกการลงบัญชี รายจ่ายภาษี และ VAT

เงินที่จ่ายอาจเป็นค่าใช้จ่าย สินค้าคงเหลือ สินทรัพย์ หรือรายการอื่น การหักรายจ่ายเพื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลก็ต้องพิจารณาอีกส่วน

ไม่มีใบกำกับภาษี VAT ไม่ได้แปลว่าหักรายจ่ายภาษีเงินได้ไม่ได้เสมอไป ต้องดูว่าจ่ายจริง เกี่ยวกับกิจการ พิสูจน์ผู้รับได้ และไม่ติดข้อห้ามอื่น ในทางกลับกัน ใบกำกับภาษีก็ไม่ได้ทำให้รายจ่ายส่วนตัวเป็นรายจ่ายธุรกิจโดยอัตโนมัติ มาตรา 65 ตรี โดยเฉพาะ (3), (13) และ (18)

5. เก็บเป็นชุดเดียว จะตรวจง่ายกว่า

แนวทางจัดเอกสาร: รวมข้อตกลงหรือใบสั่งซื้อ หลักฐานรับของหรือรับงาน ใบเสร็จ ใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้อง และหลักฐานชำระเงิน ใช้เลขอ้างอิงให้ค้นย้อนกลับได้

• ก่อนซื้อ แจ้งว่าต้องการเอกสารในนามใคร พร้อมข้อมูลที่ถูกต้อง
• เมื่อรับเอกสาร ตรวจชื่อ รายการ และยอดก่อนส่งต่อ
• แยกรายการที่เอกสารยังไม่ครบ ไม่สรุปสิทธิ VAT จากยอดโอนอย่างเดียว
• หากได้รับใบกำกับภาษีอย่างย่อ ให้สอบถามเรื่องใบเต็มรูปและตรวจสิทธิก่อนใช้ ไม่ถือว่าใช้แทนกันได้ทุกกรณี

หากมีการคืนสินค้า อ่านต่อเรื่อง เอกสารรับคืนและการปรับลดภาษีขาย