ขายได้ มีกำไร แต่เงินหายไปไหน?

1. กำไรกับกระแสเงินสดตอบคนละคำถาม

กำไรบอกว่ารายได้หักค่าใช้จ่ายของช่วงนั้นแล้วเหลือเท่าไร ส่วนกระแสเงินสดบอกว่าเงินรับจริงและเงินจ่ายจริงเคลื่อนไหวอย่างไร เงินคงเหลือในธนาคารจึงใช้แทนกำไรไม่ได้

การบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างอาจรับรู้รายการก่อนหรือหลังรับจ่ายเงิน งบกระแสเงินสดจึงช่วยอธิบายความต่าง โดยแยกกิจกรรมดำเนินงาน ลงทุน และจัดหาเงิน TAS 7 ย่อหน้า 10 และ 18–20 บทความนี้ใช้แนวคิดเพื่อบริหารเงิน ไม่ได้ระบุว่าทุกกิจการต้องจัดทำงบตามมาตรฐานเดียวกัน

2. ขายแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่จ่าย

ลูกหนี้การค้า คือเงินที่ลูกค้ายังต้องจ่ายจากการขายสินค้าหรือบริการ เมื่อเข้าเงื่อนไขรับรู้รายได้แล้ว กิจการอาจเห็นยอดขายในบัญชี ทั้งที่เงินยังไม่เข้า การเก็บเงินช้าลงจึงอาจทำให้ต้องใช้เงินหมุนมากขึ้น SET: ระยะเวลาเก็บหนี้

แนวทางตรวจ: เปิดรายการค้างรับ แยกยอดยังไม่ถึงกำหนด ยอดเกินกำหนด และยอดที่ติดปัญหาเอกสาร พร้อมตรวจหลักฐานส่งมอบและวันนัดชำระ คำว่า “รอลูกค้าโอน” จะจัดการง่ายขึ้นเมื่อรู้ว่ารอใคร เพราะอะไร และนานเท่าไร

3. เงินอาจอยู่ในของที่ยังขายไม่ออก

สต็อกหรือสินค้าคงเหลือ รวมถึงสินค้าที่เก็บไว้ขาย วัตถุดิบ และงานระหว่างผลิตตามลักษณะกิจการ การจ่ายซื้อของทำให้เงินออก แต่ของที่ยังไม่ขายโดยทั่วไปยังเป็นสินทรัพย์ จนรับรู้เป็นต้นทุนขายหรือมีเหตุปรับมูลค่า TAS 2 ย่อหน้า 6 และ 34

แนวทางตรวจ: ดูของที่ค้างนาน เทียบจำนวนคงเหลือกับยอดขายจริงและคำสั่งซื้อ ก่อนสั่งเพิ่ม ให้ถามว่าของเดิมยังขายได้หรือไม่ และเงินพอจ่ายรายการที่ถึงกำหนดระหว่างรอขายหรือเปล่า

4. เงินออกไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายทันทีทุกก้อน

• ซื้ออุปกรณ์: หากเข้าเกณฑ์เป็นสินทรัพย์ อาจทยอยรับรู้ค่าเสื่อมราคา แทนการเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดในวันจ่าย
• ชำระเงินต้นกู้ยืม: เงินและหนี้ลดลง ต้องแยกจากดอกเบี้ย
• เงินที่เจ้าของนำออก: ต้องตรวจลักษณะรายการและรูปแบบกิจการ ไม่ลงเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจโดยอัตโนมัติ

ค่าเสื่อมราคา คือการปันส่วนมูลค่าที่เสื่อมค่าไปเป็นค่าใช้จ่ายตามอายุใช้ประโยชน์ จึงอาจลดกำไรในงวดที่ไม่ได้จ่ายเงินซื้อใหม่ TAS 16 ย่อหน้า 50 · TAS 7: กิจกรรมลงทุนและจัดหาเงิน

5. ใช้ตารางเงินรับ–จ่ายช่วยหาคำตอบ

แนวทางนำไปใช้: เริ่มจากเงินต้นงวด บวกเงินรับจริง หักเงินจ่ายจริง แล้วเทียบกับเงินปลายงวด หากไม่ตรง ให้ตามหารายการที่ขาดหรือซ้ำ ไม่ใส่ยอดปรับเพื่อให้ลงตัว

• เทียบเงินฝากกับรายการเดินบัญชี และตรวจเงินสดที่มีจริง
• แยกการโอนระหว่างบัญชีของกิจการ ไม่ให้นับเป็นเงินรับใหม่ซ้ำ
• วางวันคาดว่าจะรับจากลูกหนี้ข้างวันจ่ายเจ้าหนี้ เงินเดือน ภาษี และหนี้กู้
• แยกรายการจริงออกจากประมาณการ พร้อมเลขเอกสารอ้างอิง
• ให้ทีมบัญชีช่วยตรวจรายการที่ยังไม่ชัด ก่อนตัดสินใจใช้เงินก้อน

อ่านต่อ: ตรวจต้นทุนก่อนตั้งราคาและจัดแคมเปญ